Η ρύθμιση για την αρίθμηση των παραστατικών καθορίζει το εύρος και την ακολουθία για το κάθε τύπο παραστατικού. Μέσω των βασικών παραμέτρων Πρόθεμα, Τελευταίος αριθμός και Ποσό απαλλαγής καθορίζεται το εύρος των παραστατικών.

Η ρύθμιση Πρόθεμα είναι κυρίαρχη στην αρχή του αριθμού του παραστατικού. Κατά αυτόν τον τρόπο μέσω ενός Προθέματος χωρίζεται η αρίθμηση του παραστατικού σε νέο εύρος.

Ο Τελευταίος αριθμός του παραστατικού δείχνει ποιο ήταν το τελευταίο παραστατικό που εκδώθηκε.

Το Ποσό απαλλαγής συνολικά καθορίζει το σύνολο των ψηφίων του αριθμού του παραστατικού.

Είναι πιθανή  η δημιουργία μερικών εύρων αρίθμησης για τον ίδιο τύπο παραστατικό. Για το σκοπό αυτό, δημιουργείται νέα ομάδα εύρων αρίθμησης. Αυτό γίνεται με το πάτημα του πλήκτρου «Νέα ομάδα εύρων». Το σύστημα αυτομάτως επονομάζει τη νεοδημιουργημένη ομάδα με αύξον γράμμα από το λατινικό αλφάβητο "А, B, C ...". Στη νεοδημιουργημένη ομάδα αυτομάτως δημιουργείται και καινούργιο εύρος αρίθμησης των παραστατικών τύπου Τιμολόγιο. Αν είναι απαραίτητο, μπορείτε να προσθέσετε στη νέα ομάδα και νέο εύρος για άλλου τύπου παραστατικά. Για καθένα από τα νεοδημιουργημένα εύρη, πρέπει να δώσετε σωστά στοιχεία για το πρόθεμα, το τελευταίο αριθμό και το ποσό της απαλλαγής.

Εννοείται ότι κάθε χρήστης χρησιμοποιεί τα εύρη από την ομάδα «Α». Για να χρησιμοποιείται η αρίθμηση των νεοδημιουργημένων ομάδων, χρειάζεται οδηγία για κάθε χρήστη για το σχετικό τύπο παραστατικό, ποιά ομάδα εύρων θα χρησιμοποιεί. Αυτό γίνεται από το μενού "Ρυθμίσεις" -> "Χρήστες" -> "Ρυθμίσεις αριθμήσεων".

Η ρύθμιση της αρίθμησης είναι πρσβάσιμη μόνο από τον ιδιοκτήτη/αυτόν που την δήλωσε της εταιρίας.

Παράδειγμα για ρύθμιση της αρίθμησης:

Στο παρόν παράδειγμα θα εξετάσουμε την περίπτωση, στην οποία η εταιρία έχει δύο καταστήματα, από τα οποία επιθυμεί να εκδίδει τιμολόγια. Μέχρι αυτή τη στιγμή, οι τελευταίοι αριθμοί των τιμολογίων που εκδόθηκαν είναι: 1000003445 – για το πρώτο κατάστημα και 2100000563 για το δεύτερο. Ας υποθέσουμε ότι έχουμε και μερικούς χρήστες που θα εκδίδουν τιμολόγια από το σύστημα. Ο Ιωάννης και ο Πέτρος δουλεύουν στο πρώτο κατάστημα, ενώ η Βασιλική και η Μαρία στο δεύτερο. Δεχόμαστε ότι και οι τέσσεροι έχουν γραφτεί στην ιστοσελίδα, έχουν ζητήσει πρόσβαση από τον ιδιοκτήτη/αυτόν που την δήλωσε και τους έχει δοθεί πρόσβαση.

Ο ιδιοκτήτης/αυτός που την δήλωσε πρέπει να κάνει το ακόλουθο:  

1. Μπαίνει στο μενού "Ρυθμίσεις" ->  "Αρίθμηση"

2.  Για την "Ομάδα εύρη  Α" στα πλαίσια για το είδος παραστατικού «Τιμολόγια» δίνονται τα ακόλουθα στοιχεία:

• Πρόθεμα: 1
• Τελευταίος αριθμός: 3445
• Ποσό απαλλαγής - 10

3. Εγγραφή των δεδομένων.

4. Πατά το πλήκτρο "Νέα ομάδα εύρων".

5. Για την "Ομάδα εύρη  B" στα πλαίσια για το είδος παραστατικού «Τιμολόγια» δίνονται τα ακόλουθα στοιχεία:

• Πρόθεμα: 21
• Τελευταίος αριθμός: 563
• Ποσό απαλλαγής - 10

6. Εγγραφή των δεδομένων.

Έτσι δημιουργήθηκαν δύο ομάδες εύρων (Α και Β), το Α έχει αντίστοιχα τις ρυθμίσεις για το πρώτο κατάστημα και το  Β – για το δεύτερο. Επειδή ο Ιωάννης και ο Πέτρος δουλεύουν στο πρώτο κατάστημα (Α), για αυτούς δεν είναι απαραίτητο να φαίνεται από ποιά ομάδα εύρων θα εκδοθούν τα τιμολόγια (εννοείται ότι είναι η ομάδα Α). Για την Βασιλική και την Μαρία όμως πρέπει να σημειωθεί ότι για αυτού του τύπου παραστατικά «Τιμολόγια» θα χρησιμοποιήσουν εύρη από την ομάδα „B“.

7. Στο μενού "Ρυθμίσεις" -> "Χρήστες" απέναντι στο όνομα της Βασιλικής κάνετε κλικ στο link «Ρυθμίσεις αρίθμησης» και για τον τύπο παραστατικό «Τιμολόγια» επιλέγουμε την ομάδα Β.

8. Ανάλογα με τη σημ. 7 γίνεται και για την Μαρία.

Σ’ αυτό το παράδειγμα δείξαμε τις ρυθμίσεις για ένα τύπο παραστατικό, ο τρόπος σκέψης όμως ισχύει για όλους τους τύπους.