Η δημιουργία ενός νέου παραστατικού γίνεται από το πλήκτρο "Νέο παραστατικό" από το τμήμα "Παραστατικά". Απεικονίζεται η μορφή για την δημιουργία του νέου παραστατικού.

Είδη εγγράφων, μορφές, αρίθμηση

Με την ιστοσελίδα www.InvoicePro.gr μπορεί να εκδοθούν τα παρακάτω είδη παραστατικών:

• Τιμολόγιο
• Απόδειξη Λιανικής
• Πιστοτικό Τιμολόγιο
• Επιστροφή Λιανικής
• Προτιμολόγιο
• Δελτίο Αποστολής
• Παραγγελία
• Προσφορά

Υποστηρίζονται δύο μορφές: Πρότυπη (EL) και Διεθνής (EN).

Στην επάνω δεξιά γωνία του εντύπου βρίσκονται τα πεδία για την επιλογή του είδος του παραστατικού και για την επιλογή της μορφής. Επιλέξτε τον τύπο του νέου παραστατικού (Τιμολόγιο, Προτιμολόγιο..). Ανάλογα με τον τύπο που επιλέξατε, αλλάζουν και οι δυνατότητες για επιλογή της μορφής. Αφού επιλέξετε τον τύπο του παραστατικού, συμπληρώνεται αυτόματα το πεδίο για τον αριθμό του παραστατικού. Οι αριθμοί λαμβάνονται από το αντίστοιχο εύρος της αρίθμησης, ανάλογα με τον χρήστη, ο οποίος δημιουργεί το παραστατικό. Τα εύρη καθορίζονται στο τμήμα "Ρυθμίσεις -> Αρίθμηση" από τον ιδιοκτήτη/αυτον που έχει δηλώσει την εταιρία. Περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με αυτές τις ρυθμίσεις μπορείτε να δείτε εδώ.

Επιλογή του συναλλασόμενου (πελάτη)

Στην επάνω αριστερή γωνία του εντύπου βρίσκεται το τμήμα για την επιλογή συναλλασόμενου (πελάτη). Στην www.InvoicePro.gr όλοι οι συναλλασόμενοι καταγράφονται στην ονοματολογία των συναλλασομένων. Η εισαγωγή του νέου συναλλασόμενου μπορεί να γίνει και απευθείας από το παραστατικό, μέσω του πλήκτρου "Νέος συναλλασόμενος". Μετά τη συμπλήρωση και την αποθήκευση των δεδομένων στη μορφή για νέου συναλλασόμενου, αυτά συμπεριλαμβάνονται αυτόματα και στο παραστατικό. Εάν το παραστατικό εκδίδεται σε έναν ήδη υπάρχοντα συναλλασόμενου στην ονοματολογία, η επιλογή του μπορεί να γίνει με δύο τρόπους:

1. Στο πεδίο αναζήτησης (πάνω αριστερά στη μορφή του παραστατικού) γράφεται μέρος του ονόματος ή το ΑΦΜ. Το σύστημα προσφέρει μια κατεβατή λίστα με τα αποτελέσματα της αναζήτησης, μετά από το οποίο  επιλέγετε ο αναζητούμενος συναλλασόμενος.
2. Πατάτε το πλήκτρο αναζήτηση στην λίστα το οποίο βρίσκετε δεξιά στο πεδίο. Σε pop-up παράθυρο εμφανίζεται ονοματολογία των συναλλασομένων και επιλογή γίνεται από την λίστα, όταν είναι δυνατό να χρησιμοποιούνται τα φίλτρα πάνω από την λίστα. 

Με την επιτυχή επιλογή, τα δεδομένα για τον επιλεγμένο συναλλασόμενου εμφανίζονται στο παραστατικό. Ανάλογα με τη μορφή του παραστατικού (πρότυπη ή διεθνής) λαμβάνονται και δεδομένα στα ελληνικά ή στα αγγλικά. Εάν εκείνη τη στιγμή παρατηρήσετε, πως δεν είναι συμπληρωμένη όλη η απαραίτητη πληροφορία ή πως μέρος από τα πεδία είναι λανθασμένα, δεν είναι απαραίτητο να φύγετε από την ιστοσελίδα με μορφή για το παραστατικό. Διόρθωση του συναλλασόμενου μπορεί να γίνει και απευθείας από το παραστατικό πατώντας το πλήκτρο με το εικονίδιο μολυβιού.

Ημερομηνίες και Νομίσματα

Στο μεσαίο ανώτερο τμήμα κάτω από το πεδίο για  τον αριθμό του παραστατικού βρίσκονται τα πεδία για την ημερομηνία έκδοσης και την ημερομηνία του φορολογικό γεγονότος. Από προεπιλογή η τρέχουσα ημερομηνία είναι διαθέσιμη, αλλά αυτή μπορεί να αντικατασταθεί.

Εμφανίζονται τα πεδία για επιλογή του νομίσματος και την συναλλαγματική ισοτιμία του αντίστοιχου νομίσματος. Το σύστημα αυτόματα προτείνει συναλλαγματική ισοτιμία για την τρέχουσα ημερομηνία (πραγματική ημερομηνία  της δημιουργίας του εγγράφου, και όχι εκείνη που φαίνεται στην ημερομηνία έκδοσης). Η συναλλαγματική ισοτιμίαμπορεί να επεξεργαστεί οποιαδήποτε στιγμή, καθώς αυτόματα  επανυπολογίζεται η αξία του παραστατικού και οι τιμές των προϊόντων μέσα σε αυτό. Η ίδια η αξία της συναλλαγματικής ισοτιμίας φυλάσσεται στη βάση δεδομένων και στη συνέχεια χρησιμοποιείται κατά την επεξεργασία του παραστατικού. 

Προσθήκη, διόρθωση, διαγραφή των γραμμών σε παραστατικό

Σε ένα παραστατικό μπορεί να υπάρχουν μια ή περισσότερες γραμμές, καθώς για κάθε γραμμή επιτρέπεται η εισαγωγή εξατομικευμένης έκπτωσης σε % από την τιμή του προϊόντος και εξατομικευμένο ΦΠΑ συντελεστή.  Αυτό επιτρέπεισε ένα παραστατικό να συνυπάρχουν προίόντα με διαφορετικό ΦΠΑ συντελεστή, καθώς αντίστοιχα υπολογίζονται και οι αντίστοιχες βάσεις. Η έκπτωση για όλο το παραστατικό μπορεί να δωθεί, αφού προστεθεί γραμμή με την τιμή - αξία της έκπτωσης με σύμβολο '-' και ποσότητα 1 .

Το πλήκτρο "Πρόσθεσε προϊόν από τον κατάλογο" δίνει την δυνατότητα γαι επιλογή του προϊόντος από την ονοματολογία των είδων. Κατά το πάτημα του ανοίγεται pop up παράθυρο με λίστα των είδων. Κάνοντας κλικ πάνω σε μια γραμμή από την λίστα, το επιλεγμένο είδος προστίθεται σαν γραμμή στο παραστατικό, και η τιμή του επανυπολογίζεται σύμφωνα με το επιλεγμένο νόμισμα. Είναι πιθανή η επεξεργασία των στοιχείων για ένα είδος κάνοντας κλικ στο όνομά του.

Το πλήκτρο "Πρόσθεσε γραμμή" προσθέτει μια κενή γραμμή στο παραστατικό, στο οποίο ελεύθερα μπορεί να εισαχθεί προϊόν ή υπηρεσία, το οποίο δεν υπάρχει στην ονοματολογία των είδων. Εάν επιθυμείτε το εισαγόμενο προίόν να αποθηκευθεί στην ονοματολογία, είναι απαραίτητο να κάνετε κλικ πάνω στο πλήκτρο με το εικονίδιο ενός μολυβιού, το οποίο εμφανίζεται στην δεξιά άκρη του πεδίου για όνομα του είδος στην αντίστοιχη γραμμή του παραστατικού. Κατά το πάτημα του η γραμμή θα προστεθεί στην ονοματολογία των είδων με το όνομα, τιμή, ΦΠΑ συντελεστής και νόμισμα, τα οποία είναι εισαγμένα στην τρέχουσα στιγμή. Αυτή η μέθοδος είναι πρακτική και για σταδιακή δημιουργία της ονοματολογίας των είδων και των υπηρεσιών, όπως και για γρήγορη επεξεργασία της ονοματολογίας.

Το πλήκτρο "Ομαδοποίηση των γραμμών" ενώνει γραμμές από το παραστατικό, στις οποίες υπάρχουν ίδια είδη, αφού αθροίσει τις ποσότητες τους.

Στην αρχή της κάθε γραμμής υπάρχει εικονίδιο για μεταφορά (βέλη στις τέσσερεις κατευθύνσεις). Κάνοντας κλικ πάνω σε αυτήν και σέρνοντας τη αντίστοιχη γραμμή, μπορεί να αλλαχθεί η ακολουθία των γραμμών του παραστατικού. 

Η διαγραφή μιας γραμμής γίνεται πατώντας το πλήκτρο "Χ" στο τέλος της κάθε γραμμής.

Όταν σχηματίζεται ένα παραστατικό, για το οποίο δεν έχει χρέωση με ΦΠΑ, τοποθετείται "Για αυτό το παραστατικό δεν υπάρχει χρέωση με ΦΠΑ". Είναι λανθασμένη πρακτική για τα είδη να επιλέγετε το ΦΠΑ συντελεστή 0%.

Είναι σημαντικό να επισημανθεί, πως κατά την δημιουργία παραστατικού, σε αυτό φυλάσσεται πληροφορία για  τις παρούσες ρυθμίσεις στις οποίες είναι δημιουργημένος - εάν οι τιμές σε αυτό είναι με ΦΠΑ ή χωρίς, αν η εταιρία είναι καταχωρημένη με ΦΠΑ ή όχι. Σε επόμενη διόρθωση, αυτές οι ρυθμίσεις θα ισχύουν για το παραστατικό, ανεξάρτητα από τις τρέχουσες την στιγμη της διόρθωσης. Για αυτό το λόγο, όταν επεργάζεται ένα παραστατικό, κάτω από τις γραμμές στα δεξιά των πλήκτρων για προσθήκη και ομαδοποίηση των γραμμών, εμφανίζεται επιγραφή, δείχνοντας αν οι τιμές των είδων σε αυτό το παραστατικό είναι με χρεωμένο ΦΠΑ συντελεστή.  

Τρόποι πληρωμής, αίτια για μη χρέωση του ΦΠΑ

Υπάρχουν τέσσερεις τρόποι πληρωμής: με μετρητά, μέσω τράπεζας, με κάρτα ή με συμψήφιση. Κατά την ένδειξη για πληρωμή μέσω τράπεζας είναι απαραίτητο προηγουμένως να έχουν οριστεί οι τραπεζικοί λογαριασμοί από τον εκδότη του παραστατικού. Δεν υπάρχει όριο για τον αριθμό των λογαριασμών που μπορεί να χρησιμοποιεί μια εταιρία. Ο ορισμός τους εκτελείτε από το μενού "Οι εταιρίες μου" -> "Προσθήκη λογαριασμού".

Σε περίπτωση, όπου για κάποιο έγγραφο δεν υπάρχει χρέωση του ΦΠΑ, επιβάλλεται η καταγραφή των λόγων μη φορολόγησης, σύμφωνα με τις προδιαγραφές του νόμου. Αυτό μπορεί να γραφτεί σαν ελεύθερο κείμενο στο πεδίο "Αιτία για τη συμφωνία σύμφωνα με το νόμο για το ΦΠΑ" και/ή να επιλεχθεί από μια κατεβατή λίστα, η οποία βρίσκεται κάτω από το πεδίο. Μετά την επιλογή από τη λίστα είναι απαραίτητο να κάνετε κλικ στο πλήκτρο "+" στη δεξιά πλευρά της λίστας. Σε ένα παραστατικό μπορεί να υπάρχουν περισσότερες από μία αιτίες για μη χρέωση του ΦΠΑ.

Άλλες προϋποθέσεις του παραστατικού

Άλλα πεδία στο παραστατικό είναι:

Παραλήπτης - εννοείτε πως προτείνετε στον συναλλασσόμενου, εισαγμένο στην ονοματολογία των συναλλασσομένων. Δίνεται και η δυνατότητα για γρήγορη επιλογή μεταξύ όλων των προσώπων, που έχουν εισαχθεί σε αυτό το πεδίο από τα μέχρι τώρα παραστατικά που έχουν εκδοθεί από αυτόν τον συναλλασσόμενου. 

Εκδότης - το όνομα του χρήστη που εκδίδει το παραστατικο. Αυτό το όνομα έχει εισαχθεί κατά την εγγραφή στην ιστοσελίδα και μπορεί να επεξεργαστεί από το τμήμα "Το προφίλ μου - Ο λογαριασμός μου".

Τόπος συναλλαγής - είναι αυτονόητο ότι προτείνετε κατοικήσιμο μέρος,  από τα δεδομένα του διανομέα ('Οι εταιρίες μου'). Μπορεί να επιλεγεί και από τη λίστα με όλα τα κατοικήσιμα μέροι, που χρησιμοποιήθηκαν στα προηγούμενα παραστατικά για τον επιλεγμένο συναλλασσόμενου.

Προϋποθέσεις της συμφωνίας - πεδίο ελεύθερου κειμένου. Εμφανίζεται κατά την εκτύπωση του παραστατικού.

Παρατήρηση - πεδίο ελεύθερου κειμένου. Δεν εμφανίζεται κατά την εκτύπωση του παραστατικού.

Προς το τιμολόγιο - περιέχει το αριθμό (αριθμοί) του τιμολογίου (τιμολογίων), το οποίο είναι σχετικό προς το παρόν παραστατικό. Το πεδίο επιτρέπει να γράφετε ελεύθερο κείμενο ή να επιλέξετε από την λίστα με τα τιμλόγια, τα οπία έχουν εκδοθεί μέχρι στιγμής από τον επιλεγμένο συναλλασσόμενου. 

Προς το πρωτόκολλο - περιέχει αριθμό (αριθμούς) του πρωτοκόλλου (πρωτοκόλλων), το οποίο είναι σχετικό προς το παρόν παραστατικό. Το πεδίο επιτρέπει να γράφετε ελεύθερο κείμενο ή να επιλέξετε από την λίστα με τα πρωτόκολλα, τα οποία έχουν εκδοθεί μέχρι στιγμής από τον επιλεγμένο συναλλασσόμενου. 

Όταν σχεδιάζετε μια προσφορά, εμφανίζονται και δύο ειδικά πεδία για αυτού του είδους παραστατικόυ:

Εισαγωγικό κείμενο της προσφοράς - πεδίο για ελεύθερο κείμενο και συνήθως περίεχει και προτροπή, σύντομη πληροφορία γαι τις αιτίες, για τις οποίες προτείνετε αυτή η προσφορά και ούτο καθ'εξής. Προτείνετε απλός κειμενικός συντάκτης, μέσω του οποίου μπορεί να μορφοποιηθεί το κείμενο.

Τελικό κείμενο της προσφοράς - πεδίο για ελεύθερο κείμενο και συνήθως περίεχει στις προϋποθέσεις της προσφοράς, ημερομηνία λήξης κ.α.. 

Κατά το σχεδιασμό μέσου κειμενικού συντάκτη δεν είναι επιθυμητό στα πεδία να αντιγράφεται διαμορφωμένο κείμενο από εξωτερικά προγράμματα, όπως για παράδειγμα Microsoft Word. Το αντιγραμένο κείμενο περιέχει αόρατα για τον χρήστη html ετικέτες ηια διαμόρφωση,  οι οποίες μπορούν να  έχουν ως αποτέλεσμα λάθη κατά την δημιουργία ένος αρχείου σε PDF μορφή για αυτό το παραστατικό. Ο σωστός τρόπος είναι να γίνει μέσω ενδιάμεσης αντιγραφής του διαμρφωμένου κειμένου από MS Word σε απλό κειμενικό συντάκτη, όπως Notepad και τότε να τοποθετηθεί σε πεδία, μετά από το οποίο να διαμορφωθεί ξανά με τις δυνατότητες του κειμενικού συντάκτη.

Αποθήκευση παραστατικού

Κατά την αποθήκευση εγγράφου εκτελείται έλεγχος για  την εγκυρότητα των δεδομένων και μόνο εάν αυτά είναι έγκυρα αποθηκεύτε. Τα μη έγκυρα ή μη συμπληρωμένα πεδία σημαδεύονται με κόκκινο. Δεν επιτρέπετε αποθήκευση παραστατικού, στο οποίο δεν υπάρχει ούτε ένα προϊόν ή αρνητική τιμή  στο συνολικό ποσό.

Υπάρχει πιθανότητα παραστατικό να αποθηκευθεί σαν πρόχειρο και αργότερα να επεξεργαστεί ή συμπληρωθεί. Αυτό γίνεται με το πλήκτρο "Αποθήκευση σαν πρόχειρο".  Σε αυτή τη περίπτωση είναι αρκετό να επιλεχθεί ο συνεργάτης και εισαχθεί η ημερομηνία του παραστατικού. Μέχρις ότου ένα παραστατικό είναι πρόχειρο, αυτό θεωρείτε για ανολοκλήρωτο και δεν μπορεί να εκτυπώνεται ή αποστέλλεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν συμμετέχει επίσης και σε αναφορές.  

Όταν σε διόρθωση ενός συγκεκριμένου εγγράφου αλλαχθεί η μορφή του (για παράδειγμά από προτιμολόγιο σε τιμολόγιο), στην πραγματικότητα δημιουργείτε ένα νεό παραστατικό. Αυτό το νέο παραστατικό έχει τα ίδια στοιχεία, όμως παραλαμβάνει νέο αριθμό. Η ενδεδειγμένη λειτουργία δεν αλλάζει και δεν διαγράφει το παραστατικό, από το οποίο είναι δημιουργημένο. Έτσι στο παράδειγμα μας μετά την αποθήκευση θα υπάρχουν δυο παραστατικά- προτιμολόγιο και τιμολόγιο. 

Το πλήκτρο "Εγγραφή και προβολή" δίνει τη δυνατότητα αμέσως μετά την αποθήκευση, να προβληφθεί το νεοδημιουργημένο PDF αρχείο και ίσως να εκτυπωθεί ή αποσταλλεί σε e-mail.